Veel organisaties worstelen met vragen zoals: Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker kan inloggen op zijn eerste werkdag? Ben je het beu om handmatig gebruikersaccounts aan te maken, bij te werken en uit te schakelen? Wil je ervoor zorgen dat medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste tools en applicaties, zonder dat IT hier constant mee bezig hoeft te zijn? Dan is de integratie van je HRM-systeem met een Identity and Acces Management tool (IAM – tool) de oplossing die je zoekt.

Wat is account provisioning en waarom is het belangrijk?

Account provisioning is het proces van automatisch het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikersaccounts op basis van veranderingen in het HRM-systeem. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen, wordt er automatisch een account aangemaakt met de juiste toegangsrechten. Bij een afdelings-/functieovergang of ontslag worden de accounts automatisch aangepast of verwijderd. Dit geheel wordt provisioning genoemd en lever veel voordelen op.

De voordelen van automatisering mbv een IAM tool:

• Efficiency en kostenbesparing: De automatisering van account provisioning en de efficiëntere beheerprocessen die hiermee gepaard gaan, leiden tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen. HR en IT hoeven minder tijd te besteden aan administratieve taken, waardoor zij zich kunnen richten op strategische initiatieven. Bovendien kunnen fouten die ontstaan door handmatige processen, zoals het verkeerd toekennen van toegangsrechten, aanzienlijk worden verminderd.
• Nauwkeurigheid: Een geïntegreerd systeem zorgt ervoor dat gegevens over medewerkers consistent en actueel blijven. Informatie zoals functiewijzigingen, promoties, of contractbeëindigingen worden automatisch doorgegeven aan de IAM tool. Hierdoor blijven toegangsrechten altijd in lijn met de actuele status van de medewerker, wat fouten en beveiligingslekken voorkomt die kunnen ontstaan door verouderde informatie.
• Compliance: Voor veel bedrijven is naleving van regelgeving een belangrijke uitdaging. Een geïntegreerd HRM en IAM systeem helpt bij het voldoen aan verschillende compliance-eisen door een nauwkeurig logboek bij te houden van wie toegang heeft tot welke informatie en wanneer wijzigingen zijn aangebracht. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan regelgeving zoals GDPR en andere branche-specifieke normen.
• Betere gebruikerservaring: Medewerkers hebben altijd toegang tot de juiste tools en applicaties, wat hun productiviteit ten goede komt.

Hoe werkt het in de praktijk?

Wanneer een nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan het HRM-systeem, wordt deze informatie automatisch doorgegeven aan de IAM-tool. Op basis van de functie en afdeling van de medewerker worden er regels toegepast die bepalen welke applicaties en data de medewerker mag inzien. Het account wordt vervolgens automatisch aangemaakt met de juiste toegangsrechten. Bij een wijziging in de functie of bij ontslag wordt het account automatisch aangepast of verwijderd.

Conclusie

De integratie van een HRM systeem met een IAM tool biedt organisaties aanzienlijke voordelen op het gebied van account provisioning. Door processen te automatiseren, de veiligheid te verbeteren, gegevens consistent te houden, kosten te besparen en compliance te ondersteunen, kan een dergelijke integratie bijdragen aan een efficiënter en veiliger beheer van bedrijfsresources. Organisaties die streven naar operationele excellentie en robuuste beveiliging zouden serieus moeten overwegen om hun HRM systeem te koppelen aan een IAM tool. Ben jij klaar om de stap naar een volledig geautomatiseerd provisioningproces te zetten?

Volgende blog in deze serie:

"Wat kun je met een HRM-systeem en API?"

In de afsluitende blog van onze serie ontdek je hoe API-koppelingen je HRM-systeem naadloos laten samenwerken met andere applicaties – voor meer wendbaarheid, schaalbaarheid en datakwaliteit. Een essentiële stap richting integrale HR-automatisering.