De organisatie wil een grote stap zetten naar een verdere digitalisering en automatisering van haar bedrijfsvoeringsprocessen. Dit betekent de transitie van “Vastleggen en registreren naar analyseren en vooruitzien”. Door de vele handmatige handelingen in haar processen is de kans op fouten groot en ligt de nadruk met name op het controleren of data juist en volledig is vastgelegd.
De begeleiding bestond uit het adviseren over en het helpen uitvoeren van huis op orde activiteiten. Deze activiteiten dienden ter voorbereiding op het opstellen van procesbeschrijvingen en het uitvoeren van procesoptimalisaties, het verzamelen van requirements en de opschoning van data en historie in de huidige systemen.
De organisatie heeft ervoor gekozen een geïntegreerde SaaS/Cloud oplossing met best practice processen te verwerven. Eén van de doelen was om hiermee zo onafhankelijk mogelijk van de eigen IT infrastructuur te opereren. Maatwerk in de software was hierbij uitgesloten. Dit vereiste een enorme veranderbereidheid en aanpassingsvermogen van de organisatie. Loslaten van een oude manier van werken is één van de succesfactoren. Green Rock Consulting begeleidt ook dit verander- en implementatieproces.
Green Rock Consulting heeft de klantorganisatie ook begeleid en geadviseerd tijdens het gehele daaropvolgende Europese aanbestedingsproces. Dit betreft zowel het opstellen van de aanbestedingsstukken samen met de klant, het organiseren van referentiebezoeken, marktverkenningen en marktconsultaties, behandelen van Nota’s van Inlichtingen, beoordeling van en advies geven over de inschrijvingen en de uitvoering van een proof of delivery van de geselecteerde oplossingen met de leveranciers. Tenslotte heeft Green Rock Consulting advies gegeven over de besluitvorming en de definitieve gunning. Deze begeleiding heeft uiteindelijk geresulteerd in een succesvolle verwerving van nieuwe systemen voor Finance, Inkoop en Contractmanagement.
