De universiteit wil haar generieke bedrijfsvoeringsprocessen voor HR & Payroll, Finance en Inkoop op een integrale en conform best practices inrichten en deze daarbij zoveel mogelijk digitaal ondersteunen. De bedrijfsvoeringsprocessen en de huidige applicaties binnen de domeinen HR & Payroll, Finance en Inkoop zijn nog te veel ingericht in functionele silo’s en de gebruiksvriendelijkheid van de huidige applicaties laat nog veel te wensen over. De universiteit heeft Green Rock Consulting gevraagd om haar te begeleiden bij en te adviseren over de Europese aanbestedingen ten aanzien van de selectie van een nieuwe cloud applicatie en de implementatiepartner(s).
Als voorbereiding op de Europese aanbestedingen heeft Green Rock Consulting inhoudelijk advies gegeven over het best-of-breed versus one-suite landschap. Hiervoor zijn op basis van de ICT strategie de scenario’s met voor- en nadelen uitgewerkt. Parallel hieraan is in samenwerking met de universiteit de functionele en technische scope van het totale programma en een globale beheersbare plateauplanning uitgewerkt. Dit is vertaald in een benodigde programma-organisatie en een globale business case.
Daarnaast heeft Green Rock Consulting actief meegedacht over de scope van de Europese aanbestedingen en de aanbestedingsstrategie: is de aanbesteding in- of exclusief implementatie en welk type aanbestedingsprocedure wordt gehanteerd? Op basis van het bovenstaande zijn in samenwerking met de universiteit de (non)functionele en technische requirements, de geschiktheidseisen en gunningscriteria, de wegingen, de beoordelingsprocedure en het beschrijvend document uitgewerkt en is vooraf een marktconsultatie uitgevoerd. Eerst is de Europese aanbesteding voor de selectie van een nieuwe cloud applicatie uitgevoerd waarna de Europese aanbestedingen voor de implementatiepartner(s) voor de drie functionele domeinen hebben plaatsgevonden.
Parallel daaraan zijn ook verschillende inhoudelijke vraagstukken en opschoningsacties binnen de domeinen HR & Payroll, Finance en Inkoop als voorbereiding op de implementatie uitgevoerd.
De Europese aanbestedingen zijn met succes uitgevoerd en hebben geresulteerd in een contract met de geselecteerde cloud leverancier en vervolgens de contracten met de geselecteerde implementatiepartners. Op basis van de gunning zijn de programmaorganisatie en business case verder in detail uitgewerkt.
