Via ons netwerk hebben we de vraag van een GGZ instelling gekregen om onze aanpak, kennis en ervaring in te zetten bij het optimaliseren van de processen en het adviseren en begeleiden van een pakketselectie de domeinen HR, Finance en Inkoop & Logistiek. Deze organisatie maakt gebruik van een, in de loop der jaren en als gevolg van fusies ontstaan, complex landschap van best of breed applicaties. Dat brengt als nadeel mee dat processen uiteindelijk suboptimaal zijn ingericht, de samenwerking tussen afdeling onvoldoende is, maar vooral de informatievoorziening complex is en beperkt betrouwbaar. Daarnaast zijn de kosten voor het beheren en onderhouden van alle applicaties inclusief de benodigde hardware behoorlijk gestegen.
De visie van Green Rock Consulting op pakketselecties en -implementaties is dat dit type projecten niet slechts een IT-project is, maar vooral een Business & IT-project. Green Rock Consulting voert haar projecten uit langs vijf dimensies op het gebied van Business & IT die, om tot een succesvol en duurzaam resultaat te komen, in iedere fase integraal moeten worden aangepakt.
Om projecten beheersbaar uit te voeren knipt Green Rock Consulting de projecten op in kleine logische beheersbare delen (lees: plateaus). De verschillende te realiseren plateaus worden volgordelijk opgeleverd in de vorm van een plateauplanning. In plateau 0 is de huidige situatie in kaart gebracht. Een combinatie van gesprekken met directeuren, interne stakeholders en bureauonderzoek gaf zicht op waar de organisatie staat en wat nodig is voor een grondige pakketselectie. Green Rock Consulting maakt hiervoor gebruik van haar standaard productenmatrix bestaande uit een standaard checklist op volledigheid en kwaliteit, best practices en templates. Dit versnelt de uitvoering van plateau 0 en verhoogt de kwaliteit van de op te leveren producten.
Plateau 1 betreft de feitelijke pakketselectie. In dit plateau zijn procesgames verzorgd, processen geprioriteerd en geoptimaliseerd, verbeterpunten gedefinieerd, requirements opgesteld in de vorm van een Programma van Eisen en Wensen. Green Rock Consulting heeft in deze fase al veel nadruk gelegd op de tijdige en juiste betrokkenheid van de uiteindelijke eindgebruikers uit de Zorg, zodat al een vroeg stadium draagvlak is gecreëerd. Ook is in dit plateau een scan voor de veranderbereidheid van de organisatie uitgevoerd wat weer input is voor het Plan van Aanpak voor de implementatie. Door het inzetten van best practices voor bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, RFI/RFP documenten, beoordelingscriteria, beoordelingsregistratie & analyse tools, veranderbereidheidsscan en plan van aanpak voor de implementatie heeft de klant maximaal gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van Green Rock Consulting.
In een coproductie met alle werkgroepen is uiteindelijk een gedragen advies voorgelegd aan de stuurgroep en is de best passende oplossing geselecteerd.
