Het verbeteren en digitaliseren van het (administratieve) promotieproces mede door inzet van een nieuw promovendusvolgsysteem. Implementatie binnen alle faculteiten van de universiteit.
Na uitgebreide procesworkshops zijn de huidige (papieren) processen en gewenste verbeteringen in kaart gebracht. Deze zijn vergeleken met de referentieprocessen en waar nodig zijn verbeteringen in het systeem benoemd die ter ondersteuning van het proces nodig waren.
De implementatie van het promovendusvolgsysteem is volgens de 5D methode van Green Rock Consulting uitgevoerd. Naast functionele en technische verbeteringen in het systeem is er ook aandacht besteed aan het inrichten van de beheerorganisatie en de daadwerkelijke implementatie binnen de faculteiten.
Dit heeft geleid tot een sterk verbeterd en grotendeels digitaal ondersteund promotieproces. Het project heeft geresulteerd in:
– een aanzienlijke afname van (administratieve) handmatige werkzaamheden voor diverse betrokkenen en daarmee kleinere kans op fouten;
– verkorting van de doorlooptijden door signalering en automatische begeleiding door het systeem;
– opbouw van het promotiedossier op één plek en afname van gebruik van papieren dossiers;
– vergroting van inzicht in (voortgang) promotieregistraties en – trajecten.
